Wat je moet weten over cloudlicenties voor de moderne werkplek.
Vroeger was in de IT-wereld alles anders. Als je software nodig had, ging je naar een (web)winkel en kocht je een CD met de benodigde applicatie. De cloud veranderde veel in het IT-landschap. Je kunt in een handomdraai online licenties aanschaffen. Tegenwoordig vragen medewerkers hun werkgever om een moderne werkplek. De vraag “Kan ik ook thuiswerken?” is één van de meest gestelde vragen in sollicitatiegesprekken. Hoe kan je dit faciliteren en wat is die moderne werkplek dan in hun ogen? In deze blog geven we aan de hand van een voorbeeldscenario antwoord op de meest gestelde vragen over de moderne werkplek en wat dit betekent voor de cloudservices en -licenties.
De standaard moderne werkplek
De standaard werkplek met on-premises infrastructuur draait meestal met een aantal Windows Servers en de nodige Microsoft Office-licenties. Tien jaar geleden was dit een heel moderne werkplek. Tegenwoordig zijn we anders gewend, sterker nog, jouw medewerkers verwachten dat ze op een moderne werkplek (in de cloud) kunnen werken. Echter, de moderne werkplek heeft niet alleen voordelen voor de medewerker, maar ook voor de organisatie zelf. De vraag is natuurlijk, wanneer is het nuttig en nodig om de overstap te maken naar een moderne werkplek en een (hybride) cloudomgeving.
Het klinkt heel mooi, maar vergeet niet dat de overstap naar de (hybride) cloud geen gemakkelijke is. Het gaat namelijk over meer dan alleen data verplaatsen. Er moet ook een verandering in gedrag komen bij de medewerkers. Wanneer je als organisatie overweegt om te migreren naar de cloud, dan is een advies- en gesprekspartner zeker aan te raden. Uiteindelijk is het waarschijnlijk ook voordeliger, omdat je direct hulp krijgt bij het juist implementeren en toepassen van bijvoorbeeld Microsoft 365 binnen de organisatie. Met de juiste begeleiding maak je als organisatie grote, innovatieve stappen. Om zelf eerst een goed overzicht te krijgen is het handig om een cloud migratieplan op te stellen.
Voorbeeldscenario
Organisatie x heeft 350 medewerkers. Op dit moment werken ze met een on-premises infrastructuur:
- Active Directory;
- File server;
- Boekhoudprogramma dat gebruik maakt van een SQL-database;
- Exchange server;
- Sharepoint server;
- Skype for Business;
- Remote Desktop-omgeving;
- Op de werkplekken staat Microsoft Office 2016 geïnstalleerd.
De organisatie spreekt uit dat ze op korte termijn een aantal onderdelen naar de cloud wil verplaatsen omdat ze de medewerkers een moderne werkplek willen aanbieden. Dat betekent dat ze ook cloudlicenties moeten aanschaffen.
Wanneer en welke licenties heb ik nodig?
Als Microsoftpartner en cloud solution provider heeft 3fifty veel kennis van de Microsoft (cloud) services en -licenties. We adviseren organisatie x dan ook graag bij de stap naar de moderne werkplek en een (hybride) cloudomgeving. Ook geven we graag advies bij de aanschaf van SaaS-applicaties en cloudlicenties en -services.
Tijdens de eerste gesprekken stellen we een aantal cruciale vragen:
- Hoeveel en welke applicaties/onderdelen worden er nu gebruikt?
- Wat draait er nu nog on-premises?
- Welke onderdelen mogen niet naar de cloud en moeten on-premises beschikbaar blijven?
- Hoeveel data per onderdeel wordt er nu verbruikt (data per fileserver, database, etc.)
- Hoeveel gebruikers moeten er gemigreerd worden?
Daarnaast zijn de medewerkers een belangrijk onderdeel. Want misschien heb je voor bepaalde functies een andere licentie nodig. Laten we weer een voorbeeld geven. In organisatie x zijn er bepaalde medewerkers met een buitendienstfunctie, zoals de verkoopafdeling. Zij hebben een tablet/smartphone ter beschikking en hebben toegang tot hun email en één applicatie nodig. Ze krijgen een Microsoft 365 F3-licentie. Dit betekent dat zij de Microsoft 365 onderdelen via de mobiele apps en browser kunnen benaderen en op afstand hun werk kunnen doen.
Dan hebben we de medewerkers van de financiële afdeling. Zij hebben een laptop ter beschikking en moeten vanuit huis of kantoor kunnen werken. Deze medewerkers krijgen een Microsoft 365 Business Premium-licentie. Deze licentie biedt onder andere de Microsoft Office (desktop)apps, SharePoint, Teams, Exchange, OneDrive en Intune. Met Intune kunnen alle werkplekken in één keer gemanaged worden. We noemen dit ook wel een “managed werkplek“. Een managed werkplek is ook beter te beveiligen.
Kies voor het juiste volume en vorm. Welke vorm je kiest, is dus afhankelijk van het doel van de functie/medewerker. Wil je alleen de Office (desktop)applicaties via de cloud aanbieden of ook cloudservices als Teams, SharePoint en Exchange? Het maandbedrag voor licenties is voor een groot deel afhankelijk van de vorm die je kiest.
THT: Hebben mijn licenties een houdbaarheidsdatum?
Voorwaarden voor het aanschaffen van licenties zijn vaak duidelijk beschreven. Dat is natuurlijk per licentie anders, maar in beginsel is er geen houdbaarheidsdatum. Je kunt hem eindeloos en overal gebruiken. Op elk device, op elk moment. Je neemt een licentie vaak af per gebruiker. Waar hij/zij deze licentie dan gebruikt, doet er niet meer toe. Je kunt een licentie met Office (desktop)apps gebruiken op maximaal vijf apparaten (denk aan een laptop, smartphone, tablet).
Het makkelijke van cloudservices is dat je gemakkelijk kunt op- en afschalen. Dus in de situatie dat je meer of minder medewerkers hebt, en het aantal licenties verandert, kan je dit gemakkelijk aanpassen. Dat is één van de voordelen van de cloud. Als Cloud Solution Provider kan 3fifty jou goed begeleiden met dit traject en ook adviseren over het op- of afschalen. Wil je volledig ontzorgd worden, dan is het goed om eens te kijken naar onze Managed Services.
Handige tips als je cloudservices gaat aanschaffen
Allereerst is het belangrijk om een goed en duidelijk overzicht te hebben van de applicaties die je nu gebruikt. Stel jezelf de vraag: gebruiken we de applicatie vaak, sporadisch of zelden? Wanneer het antwoord ‘sporadisch’ of ‘zelden’ is, is het wellicht handig om deze te laten vallen. Als een applicatie on-premises niet meer voldoet, wacht dan niet totdat deze licenties verlopen zijn. Stap direct over of neem genoegen met een nieuwere versie.
Wat vinden de medewerkers? Welke applicaties worden veel gebruikt en zijn gebruikersvriendelijk? Welke applicaties gebruik je liever niet? Het is belangrijk om ook te vragen naar de onderbouwing. Wanneer je deze onderdelen gaat vervangen of updaten, is het goed om te weten waarom de vorige variant wel/niet werd gebruikt. Als je gaat updaten, kijk dan goed naar de nieuwe functionaliteiten. Zijn deze wel nodig?
Wanneer je nog niet bekend bent met het aanschaffen van cloudlicenties, controleer dan of er ervaringen zijn vanuit andere organisaties of vraag een expert zoals 3fifty om hulp.
Denk ‘logisch’ na bij het selecteren van een licentie en een leverancier. Voelt het goed en lijken de prijzen logisch, dan is dat waarschijnlijk ook zo. Een aantrekkelijk en scherp aanbod hoeft niet nep te zijn, een leverancier kan ook korting geven.
Meer weten?
Wil je meer informatie of advies over een cloudmigratie of –transformatie, zodat je een goede keuze kunt maken voor de toekomst van jouw IT-landschap? Of ben je nieuwsgierig naar het licentie-overzicht voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op via marketing@3fifty.eu of 078 61 05 719.
